Ochrana osobních údajů

Mgr. Zuzana Pejchalová, advokátka, se sídlem nám. Republiky 1488/1, Žďár nad Sázavou, 591 01, tímto poskytuje informace o zpracování osobních údajů, k němuž dochází při výkonu advokacie nebo v souvislosti s ní.

Osobní údaje jsou zpracovávány zejména v souladu se zákonem č. 85/1996 Sb., o advokacii, ve znění pozdějších předpisů a dále v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 96/46/ES (dále jen jako „nařízení“).

I. Správce a subjekt údajů

Správcem osobních údajů je ve smyslu nařízení Mgr. Zuzana Pejchalová, advokátka, se sídlem nám. Republiky 1488/1, Žďár nad Sázavou, 591 01 (dále jen „Advokát“), jenž zpracovává v souvislosti s poskytovanými službami osobní údaje subjektů údajů.

Subjektem údajů jsou následující osoby:

• klienti
• zájemci o poskytnutí právních služeb
• příjemci e-mailů v rámci prováděného rozesílání e-mailových zpráv
• třetí osoby v souvislosti s poskytováním právních služeb (zejm. protistrana, svědci, tlumočníci)
• spolupracující osoby Advokáta

Pokud se budete chtít na Advokáta obrátit s případnými dotazy ohledně zpracování osobních údajů, lze jej kontaktovat na telefonním čísle +420 608 407 866, případně e-mailem na adrese: pejchalova@akpejchalova.cz.

II. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

Advokát zpracovává následující kategorie osobních údajů:

1. identifikační údaje, zejména jméno, příjmení, veškerá předchozí příjmení, titul, rodné číslo, datum narození, daňové identifikační číslo, adresu trvalého pobytu, kopie osobních dokladů;
2. kontaktní údaje, zejména korespondenční adresu, emailovou adresu a telefonický kontakt;
3. transakční údaje, zejména čísla účtů, informace o platbách;
4. další osobní údaje související s poskytováním právních služeb – tj. veškeré osobní údaje, které klient poskytl Advokátovi v souvislosti s poskytováním právních služeb nebo které se Advokát jinak v této souvislosti dozvěděl, zejména při zastupování klienta v soudním, rozhodčím, správním či jiném řízení;
5. zvláštní kategorie osobních údajů – dle charakteru poskytovaných služeb Advokát zpracovává rovněž fotografické, audio a audiovizuální záznamy, údaje vypovídající o kulturní, společenské a ekonomické situaci klienta, údaje o rodinném stavu a rodinné situaci, údaje o finanční situaci, údaje o probíhajících/hrozících/ukončených soudních/exekučních/správních řízeních, údaje o případných trestních řízeních a trestních věcech, pokud tyto naplňují znaky zvláštní kategorie osobních údajů dle nařízení.

III. Účel a právní základ zpracování osobních údajů

Advokát zpracovává osobní údaje v rozsahu dle bodu II. výše k následující účelům a z následujících důvodů:

• zpracování za účelem poskytování právních služeb a plnění dalších smluvních povinností vůči klientovi – zpracování ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení

Advokát zpracovává osobní údaje zejména uvedené v čl. II. bodě a), b), c) a d) tohoto dokumentu za účelem řádného poskytování právních služeb, tedy zpracování předmětných osobních údajů je nezbytné pro splnění smlouvy o poskytnutí právních služeb Advokátem. V rozsahu nezbytném pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků klienta může docházet i ke zpracování osobních údajů zvláštní kategorie.

V případě, že by klient neposkytl osobní údaje před uzavřením smlouvy či v době jejího trvání, nebyla by možná jednoznačná identifikace klienta pro účely splnění práv a povinností Advokáta před uzavřením smlouvy, pro účely uzavření a plnění smlouvy mezi Advokátem a klientem, jakož ani pro účely řádného výkonu práv a povinností Advokáta plynoucích z této smlouvy a z právních a stavovských předpisů. Osobní údaje uvedené v čl. II. písm. d) a e) je klient povinen poskytnout v případě, že tyto údaje mají být dle požadavku klienta obsahem právní služby poskytované Advokátem klientovi. Neposkytnutí těchto údajů by znemožnilo poskytnutí služby v požadovaném obsahu a rozsahu.

• zpracování za účelem vedení dokumentace o případu klienta – zpracování ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) nařízení

Advokát zpracovává osobní údaje uvedené výše v čl. II. bodě a) – e) z důvodu plnění právních povinností Advokáta, které jsou mu uloženy zákonem, zejména pak zákonem o advokacii, a dále též stavovskými předpisy.

• zpracování za účelem vedení dokumentace při sledovaných činnostech dle zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu 
• zpracování ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) nařízení

Advokát je při výkonu činností uvedených v ust. § 2 odst. 1 písm. g) zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, tzv. povinným subjektem, kdy mu na podkladě odkazovaného zákona plynou zejména povinnosti související s identifikací a kontrolou klienta. Za tímto účelem je na podkladě zákona Advokát povinen zpracovávat osobní údaje klientů i třetích osob vymezené v čl. II. bodě a), c) a d) výše.

• zpracování za účelem vedení účetnictví – zpracování ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) nařízení

Osobní údaje v rozsahu dle čl. II. bodu a) a c) jsou v nezbytně nutném rozsahu zpracovány za účelem plnění zákonné povinnosti Advokáta, a sice vedení evidence o příjmech a výdajích, přijatých platbách a o hospodaření, jak vyplývá z předpisů upravujících daně a účetnictví.

• zpracování za účelem uplatňování nároků ze smluvních vztahů po ukončení smlouvy – zpracování ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení

Advokát zpracovává na podkladě vlastního oprávněného zájmu osobní údaje klientů vymezené v čl. II. bodě a) – c) výše, a to za účelem vyřizování reklamací, vymáhání pohledávek a jiných povinností ze smluv uzavřených mezi Advokátem a klientem.

• zpracování za účelem rozvoje podnikání Advokáta– zpracování ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení

E-mailová adresa subjektu údajů může být zpracovávána dále za účelem podpory podnikatelské činnosti Advokáta, a to formou zasílání newsletterů s informacemi o aktuálních změnách v právním prostředí. V takovém případě má subjekt údajů možnost kdykoli se na Advokáta obrátit a požádat o vyřazení z adresáře, o čemž bude rovněž v rámci každého informačního e-mailu informován.

• zpracování osobních údajů na podkladě souhlasu subjektu údajů – zpracování ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. a) nařízení

V případě, kdy subjekt údajů poskytne Advokátovi souhlas se zpracováním konkrétních osobních údajů ke konkrétnímu účelu zpracování, je Advokát oprávněn po dobu trvání souhlasu předmětné osobní údaje zpracovávat též k účelu vymezenému v poskytnutém souhlasu. Příkladem takového zpracování může být umístění reference na webovou stránku Advokáta.

IV. Doba zpracování, zabezpečení a ochrana osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu nezbytně nutnou pro splnění účelů zpracování osobních údajů dle těchto zásad. Před uplynutím této doby dochází k zastavení nebo přerušení zpracování osobních údajů v nejvyšším možném rozsahu, jakmile daný subjekt údajů uplatní některá ze svých práv uvedených v čl. VII. těchto zásad, pokud bude mít toto uplatnění za následek omezení, přerušení nebo zastavení zpracování osobních údajů.

Dojde-li ke skutečnosti, která bude mít za následek omezení, přerušení nebo zastavení zpracování osobních údajů, bude Advokát zpracovávat osobní údaje daného subjektu údajů  pouze v nezbytném rozsahu, po nezbytně dlouhou dobu a pouze za účelem ochrany práv a právem chráněných zájmů Advokáta. Jakmile pomine i tento účel zpracování osobních údajů, provede Advokát jejich likvidaci.

Osobní údaje všech subjektů údajů jsou chráněny maximální mírou zabezpečení, a to jak ty ve fyzické podobě, tak i ty v elektronické podobě.

V. Uchovávání osobních údajů

Osobní údaje subjektů údajů budou zpracovávány po dobu trvání smluvního, případně mimosmluvního vztahu mezi Advokátem a klientem. Po ukončení poskytování právní služby jsou osobní údaje uchovávány po dobu deseti let ode dne, kdy Advokát ukončil poskytování právních služeb, není-li právními nebo stavovskými předpisy stanoveno jinak.

VI. Předávání osobních údajů třetím osobám

Advokát poskytuje osobní údaje klienta příjemcům a třetím stranám, kterými jsou orgány veřejné moci, fyzické či právnické osoby (zejm. osoby poskytující Advokátovi účetní služby, IT služby, datová úložiště a software, spolupracující advokáti), agentura nebo jiný subjekt. Advokát s takovými subjekty uzavřel případně uzavře ve smyslu čl. 28 odst. 2 nařízení smlouvu o zpracování osobních údajů, vyžadují-li to právní předpisy na ochranu osobních údajů.

Advokát poskytuje údaje bez souhlasu subjektu údajů shora uvedeným třetím osobám pouze v souvislosti s výše vymezenými účely zpracování osobních údajů a z výše uvedených důvodů zpracování.

VII. Práva subjektu údajů

V souvislosti s ochranou a zpracováním osobních údajů mají subjekty údajů řadu práv, jak jsou uvedena níže.

Pokud bude chtít subjekt údajů některého z těchto práv využít, nechť za tímto účelem kontaktuje Advokáta některým ze způsobů uvedených v bodě I. tohoto dokumentu.

a) právo na informace

- je plněno těmito zásadami zpracování a ochrany osobních údajů

b) právo na přístup

- v případě tohoto požadavku Advokát ve lhůtě 1 měsíce subjektu údajů sdělí, jaké osobní údaje o jeho osobě zpracovává a proč

c) právo na doplnění a změnu osobních údajů

- v případě žádosti subjektu údajů o změnu nebo doplnění osobních údajů tyto Advokát změní

d) právo na omezení zpracování

- pokud se subjekt údajů domnívá, že Advokát zpracovává nepřesné údaje, domnívá se, že Advokát provádí zpracování nezákonně, ale subjekt údajů nemá zájem všechny údaje smazat, nebo pokud subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování. Omezit lze také jen rozsah osobních údajů nebo účel zpracování.

e) právo na přenositelnost

- v případě tohoto požadavku Advokát ve lhůtě 1 měsíce subjektu údajů sdělí, jaké osobní údaje zpracovává a proč, a to ve strojově čitelné podobě, aby subjekt údajů (klient) mohl své osobní údaje vzít a přenést k někomu jinému

f) právo na výmaz (být zapomenut)

- v případě oprávněného požadavku subjektu údajů ve lhůtě 1 měsíce Advokát zajistí výmaz veškerých osobních údajů subjektu údajů ze svého systému i ze systému všech dílčích zpracovatelů a záloh, případně Advokát subjektu údajů sdělí, které údaje smazal a odůvodní, které smazat nemohl

g) právo podat námitku

- Advokát tímto subjekt údajů výslovně poučuje o možnosti podat proti zpracování osobních údajů, které se ho týkají, námitku, avšak pouze v případě, že se jedná o takové zpracování osobních údajů probíhající z titulu oprávněného zájmu Advokáta nebo ve veřejném zájmu.

Dále má subjekt údajů právo podat námitku, pokud jsou jeho osobní údaje zpracovávány za účelem přímého marketingu, a to pro tento marketing, což zahrnuje i profilování. Tato námitka se podává přímo k Advokátovi. V námitce musí subjekt údajů vylíčit, jaký negativní dopad na něj dané zpracování osobních údajů má.

h) stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů

- v případě, že se subjekt údajů domnívá, že došlo při zpracování osobních údajů, které se ho týkají, k porušení právních předpisů na ochranu osobních údajů, má právo se se svou stížností kdykoli obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, telefonní číslo +420 234 665 111, e-mail: posta@uoou.cz.

VIII. Možnost odvolání souhlasu

V případě, že subjekt údajů poskytuje některé své osobní údaje ke zpracování Advokátovi na základě souhlasu, může tento souhlas kdykoli bezplatně odvolat. V odvolání souhlasu je subjekt údajů povinen jasně specifikovat, jakého souhlasu se odvolání týká, aby Advokát mohl požadavek rychle vyřešit.

V případě odvolání souhlasu budou veškeré osobní údaje nevratně bezpečným způsobem zlikvidovány a nebude již možné je v budoucnu obnovit. Takové odvolání souhlasu však nemá vliv na zákonnost dosavadního zpracování osobních údajů ze strany Advokáta.

IX. Závěrečné prohlášení

Tyto zásady zpracování osobních údajů je Advokát oprávněn kdykoli jednostranně měnit a aktualizovat. Tyto zásady zpracování platí od 1. 1. 2025.

Mgr. Zuzana Pejchalová, advokátka